关于规范学生学籍异动工作的通知

各系：

为进一步做好我院学生学籍管理工作，规范学籍异动，根据《山西铁道职业技术学院学籍管理办法（试行）》的有关规定，现就学生学籍异动工作通知如下：

一、各类学籍异动办理流程

（一）新生保留入学资格

新生因病或应征入伍，可以申请保留入学资格，保留入学资格期间不具有学籍。因

病保留入学资格的，保留期限为两年；新生入伍保留入学资格的，保留期限至其退役后两年。

1.因病保留入学资格的新生，需在学生处网站“学生管理”—“学籍异动”

板块下载并填写《山西铁道职业技术学院新生保留入学资格申请表》，提交二级甲等以上医院诊断证明；在开学报到3个工作日前，由学生本人或委托人交至学生所在系，由系辅导员签字、系书记签字盖章。学生本人或委托人将《保留入学资格申请表》及材料交至学院学生处审核并领取《保留入学资格通知书》。

2.因应征入伍保留入学资格者需提交：

①《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》（一式两份）

② 身份证复印件

③ 录取通知书复印件

    ④ 入伍通知书复印件

其中《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》“批准入伍地县级人民政府征兵办公室审核意见”一栏由录取新生本人入伍地人民武装部或征兵办填写并盖章。录取新生将以上材料由家长交到学校或者邮寄至学生处（征兵工作站）办理保留入学资格手续并领取《保留入学资格通知书》（若为邮寄，在邮寄前请先拨打电话0351-2286350确定。若材料为邮寄，《保留入学资格通知书》及盖有学院公章的《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》则按照寄来地址寄回，由代办人送至入伍地人民武装部或征兵办）。录取通知书及《保留入学资格通知书》原件需妥善保存，以作退役后复学凭证。

邮寄地址：山西省太原市杏花岭区马道坡街57号山西铁道职业技术学院学生处（征兵工作站）

收件人：李思园老师，联系电话：0351-2286350，邮政编码：030013。

（二）学生休学

1.学生在学生处网站“学生管理”—“学籍异动”板块下载并填写《山西铁道职业技术学院普通高等教育学生休学申请（审批）表》，提交相关证明材料。

（1）因病休学者需提供二级甲等以上医院诊断证明；

（2）因创业休学者需提供创业相关材料或含创业想法、做法等具体内容的书面申请书；

（3）因特殊原因确需休学者，应附带书面申请书，说明具体事由。

2.学生将《休学申请（审批）表》及证明材料交由班主任，班主任与家长沟通后签署意见，交至所在系，由系书记签署意见。由学生本人报学生处审核，并领取《学籍异动通知单》。

3.学生处统一报分管院领导审批，办理休学异动。

（三）学生退学

1.学生提交书面申请书（需学生及学生家长共同签字），同时在学生处网站“学生管理”—“学籍异动”下载并填写《山西铁道职业技术学院普通高等教育学生退学申请（审批）表》，“申请原因”栏必须写明具体退学原因以及家长态度。

2.班主任征求家长意见，并在“所在系意见”栏注明“已征求家长意见，家长同意其退学”。

3.系书记签署意见并签名，由学生本人报学生处审核并领取《学籍异动通知单》。

4.学生处报分管院领导审批后，办理退学异动。

 （四）学生复学

1.学生在学生处网站“学生管理”—“学籍异动”下载并填写《山西铁道职业技术学院普通高等教育学生复学申请（审批）表》，附相关证明材料。

（1）因病休学、康复后返校继续学业，需携带二级甲等以上医院诊断证明，并请校医务所签字；

（2）参军入伍退役后复学，需携带退役证明；

（3）因其他事由休学，需标注清楚具体理由。

2.学生将《复学申请（审批）表》及证明材料交由所在系，由系辅导员编入新班级（一般应编入下一年级同一专业学习，若下一年级该专业未招生的，可安排相关或相近专业学习）并通知新班主任签署意见，确定学生进班。

3.系书记签署意见并签名，由学生本人报学生处审核并领取《学籍异动通知单》。

4.学生处统一报分管院领导审批，办理复学异动。

（五）在校生应征入伍保留学籍

1.学生可委托亲属或班主任凭入伍通知书复印件（因一般情况下是3个月新兵连下连后才发放入伍通知书，所以若暂未拿到入伍通知书复印件，入伍当地武装部或征兵办开具的盖有公章的证明也可做凭证）到所在系办公室填写《山西铁道职业技术学院在校生服义务兵役保留学籍申请表》，由班主任、系书记签署意见后，发放《在校生服兵役保留学籍通知书》至代办人（代办人请妥善保存此通知书）。

2.系辅导员待本系该季度所有参军入伍学生手续办结后，将学生的入伍证明（入伍通知书复印件）及保留学籍申请表的存根册子统一交至学生处，由学生处审核盖章，并报分管院领导审批，办理保留学籍异动。

二、注意事项

1.休学、退学学生，班主任需与家长沟通，征求家长意见，确保情况属实。

2.学生休学期限原则上为一学年，休学次数累计不超过两次。

3.退学学生若涉及到退费，需下载退学退费申请表，并按照填表要求认真填写。

                                                           学生处

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